Festival de Roskilde : opérations continues 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec WhatsUp Gold

Une solution de surveillance réseau permettant aux artistes, au public, aux équipes d’organisation, à la presse et aux partenaires commerciaux de rester en permanence connectés à Internet et aux services sur site, quelle que soit la demande.

Depuis sa création en 1971, le Festival de Roskilde, au Danemark, n’a cessé de prendre de l’importance. Il figure aujourd’hui parmi les plus grands festivals culturels et musicaux d’Europe. En 2015, cet événement annuel de huit jours accueillait 175 artistes avec entre autres, comme têtes d’affiche sur son emblématique scène Orange, Paul McCartney, Kendrick Lamar, Muse, Pharrell Williams et Florence and The Machine. Le festival, qui a attiré un public impressionnant de 135 000 festivaliers, était couvert par 2 500 journalistes pour des journaux, des supports numériques et des chaînes de télévision du monde entier.

Tous les bénéfices du festival, organisé par la Roskilde Festival Charity Society, sont reversés à des causes humanitaires ou culturelles, nationales ou internationales. Au fil des ans, il a généré plus de 26,4 millions d’€ reversés ainsi à de nombreux projets et organismes de bienfaisance aux quatre coins du monde.

Une expansion rapide... avec la fiabilité nécessaire

L’équipe d’organisation du Festival de Roskilde, qui ne compte que 70 employés à temps plein, bénéficie du dynamisme de quelque 32 000 bénévoles qui aident à l’installation et à la gestion quotidienne des huit scènes, des « art zones », des aires de restauration, des zones artisanales et des aires de camping et d’hébergement.

« Le Festival de Roskilde est comme une énorme ville temporaire. Chaque année, nous développons et étendons notre réseau afin d’assurer, en continu, les opérations pendant toute la durée de l’événement. Nous fournissons ainsi toutes sortes de services, de la télésurveillance et des services de paiement sécurisé sur l’ensemble des zones du site, jusqu’à un accès Wi-Fi et haut débit ininterrompu pour les festivaliers », explique Steen Bechmann Henningsen, directeur informatique.

L’infrastructure réseau est au cœur des opérations stratégiques de l’événement. Le site du festival, éloigné du centre des opérations d’environ 1,5 km, est doté d’un réseau à fibre optique permanent de 10 km.

Sur ce squelette sont déployés 30 commutateurs optiques qui prennent en charge des liaisons point à point dédiées, plus de 100 « hotspots » Wi-Fi, ainsi que différents réseaux sécurisés pour l’hébergement de la vidéosurveillance et de la géolocalisation pour le personnel de sécurité. De plus, le site offre des services de paiement sécurisé pour les stands de restauration et de vente d’articles, des réseaux privés pour les équipes de production sur les différentes scènes, un réseau Wi-Fi sécurisé pour les artistes, ainsi qu’un réseau dédié pour la presse, avec possibilité de diffusion en direct pour les partenaires télévisuels et de contenus. À ce réseau étendu viennent s’ajouter des capacités temporaires et supplémentaires pour les téléphones portables, assurées par trois opérateurs mobiles nationaux.

« Pour dire les choses simplement, l’infrastructure doit être opérationnelle en permanence, quels que soient la demande, les utilisateurs qui en ont besoin et l’endroit du site où ils se trouvent. Par exemple, une panne d’une heure au niveau des caisses empêcherait aux commerçants d’encaisser et aux festivaliers d’acheter à boire ou à manger. Ceci a un impact sur notre capacité à lever des fonds pour les œuvres caritatives », explique Steen. Pour éliminer proactivement tout risque d’interruption, l’équipe informatique devait être en mesure d’anticiper le moindre problème potentiel ou point de défaillance.

Surveillance et visibilité de bout en bout

Pour obtenir une infrastructure stable et extrêmement performante, l’équipe informatique doit assurer, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, une surveillance de l’ensemble des réseaux, serveurs, périphériques et applications qui font partie intégrante de l’environnement étendu de bout en bout.

Lors de la préparation du festival, l’équipe a dû faire face à une tâche colossale : le développement du réseau d’entreprise à grande échelle. En temps normal, le réseau dessert 70 employés sur différents sites à Roskilde, ainsi qu’environ 1 000 bénévoles aux quatre coins du Danemark. Il prend ensuite en charge 32 000 bénévoles impliqués dans la préparation de l’événement et les opérations sur site pendant le festival, et assure tout un éventail de services pour les équipes organisatrices, les partenaires commerciaux, les festivaliers, les artistes et la presse.

L’équipe informatique, qui auparavant s’appuyait sur un outil IP en open source aux capacités plutôt limitées, avait besoin d’une solution puissante mais simple à utiliser, capable de fournir les informations détaillées nécessaires pour réagir de façon rapide et efficace. Une solution garantissant la disponibilité permanente des services essentiels et des performances à la hauteur des attentes.

« Nous souhaitions bénéficier d’une vue globale et granulaire sur l’ensemble de l’environnement de bout en bout, avec une visibilité directe sur tous les commutateurs, ports et périphériques », précise Steen. « Et c’est exactement ce que permet WhatsUp Gold ».

Grâce à WhatsUp Gold, l’équipe informatique a pu cartographier rapidement toutes les ressources et générer un tableau complet des interdépendances des réseaux, systèmes et applications. Avec une telle carte visuelle entre les mains, l’équipe de support a pu s’atteler avec confiance à la gestion des configurations afin d’optimiser les performances du domaine. «

WhatsUp Gold a démontré sa grande simplicité, aussi bien au niveau de sa configuration que de son utilisation », poursuit Steen. « Nous avons créé des alertes de dépannage personnalisées pour chaque aspect de l’infrastructure, depuis l’utilisation des disques de surveillance jusqu’au suivi des tendances de trafic et des goulots d’étranglement potentiels sur le réseau. Nous pouvions ainsi agir dès la détection d’un problème et résoudre les problèmes de performances de façon proactive ».

Des opérations impeccables en permanence

Grâce à WhatsUp Gold, l’équipe informatique est en mesure d’afficher plusieurs tableaux de bord sur différents écrans et d’assurer ainsi la surveillance, minute par minute, de l’infrastructure étendue. Celle-ci compte 200 caisses enregistreuses et 200 terminaux de paiement, différents services LAN et systèmes de traitement des commandes.

Pendant l’édition 2015 du festival, les hotspots Wi-Fi ont réussi à maintenir les services pour 2 200 utilisateurs simultanés et 16 000 utilisateurs uniques qui se sont inscrits au service Wi-Fi gratuit à leur disposition dans le cadre de l’événement. De plus, le réseau étendu a permis de réaliser, en moyenne, 100 000 transactions en caisse par jour.

Grâce à WhatsUp Gold, l’équipe de support a pu également prendre le pouls des événements sur les sites distants, tels que les aires de camping ou de stationnement, où les liaisons radio assurant la connectivité avec le réseau de fibre étaient renforcées par des réseaux Wi-Fi.

« Cette année, nous avons même réussi à assurer d’excellents services sur des sites habituellement difficilement accessibles. Par exemple, nous avons pu mettre en place des services de paiement pour 10 stands alimentaires mobiles et camionnettes de distribution de café. Les festivaliers ont ainsi pu, de façon simple et transparente, payer pendant leurs déplacements », conclut Steen.

Voir le PDF